Et felles system med en forhåndsdefinert struktur sørger for at alle i virksomheten finner frem til den dokumentasjonen de trenger, uavhengig av hvem som er på jobb. Systemet kan også automatisere mange oppgaver, slik at det er mindre avhengig av manuelle prosesser og individuelle handlinger. All dokumentasjon lagres sikkert i skyen. Dette sikrer at dokumentasjonen alltid er tilgjengelig, og forhindrer risikoen for ødelagt dokumentasjon ved f.eks. vannskade, brann, skadedyr m.fl. Tilgang til dokumentasjonen kan styres med brukerrettigheter, slik at bare autoriserte personer har tilgang til sensitiv informasjon.